Data Retention & Deletion Policy

1. Purpose and Scope

This policy details the retention schedules, security controls, and deletion procedures for member records, payment logs, and official certificate entries maintained across the ACXI infrastructure.

2. Data Retention Schedules

• Active Accounts: User profiles and activity logs are retained for the active lifetime of the membership.
• Financial Records: Transaction identifiers, billing summaries, and coupon records are retained for seven (7) years to comply with statutory accounting and tax obligations.
• Certificates of Membership: Cryptographic verification records and issued certificate identifiers are preserved indefinitely in our public verification registry to prevent fraudulent duplication and verify historical authenticity.
• System & Audit Logs: Access logs and administrative audit entries are stored securely for two (2) years.

3. Data Export & Account Deletion Procedure

Members may request a complete export of their personal account data or formal account termination. Requests should be submitted via verified email to compliance@acxi.in. Upon verification, non-statutory records are permanently scrubbed within 30 days.

डेटा प्रतिधारण एवं विलोपन नीति

1. उद्देश्य एवं क्षेत्र

यह नीति सदस्य रिकॉर्ड, वित्तीय इतिहास एवं आधिकारिक प्रमाणपत्र प्रविष्टियों के प्रतिधारण और हटाने की प्रक्रियाओं को निर्धारित करती है।

2. डेटा प्रतिधारण अवधि

• सक्रिय खाते: सदस्यता अवधि के दौरान प्रोफ़ाइल और गतिविधि डेटा सुरक्षित रखा जाता है।
• वित्तीय रिकॉर्ड: वैधानिक कर एवं वित्तीय नियमों के अनुसार भुगतान रिकॉर्ड 7 वर्षों तक रखे जाते हैं।
• प्रमाणपत्र रजिस्ट्री: प्रमाणपत्रों की ऐतिहासिक प्रामाणिकता बनाए रखने हेतु सत्यापन रिकॉर्ड स्थायी रूप से सुरक्षित रहते हैं।

3. खाता विलोपन प्रक्रिया

सदस्य अपने व्यक्तिगत डेटा के निर्यात या खाता स्थायी रूप से हटाने के लिए compliance@acxi.in पर अनुरोध भेज सकते हैं।